beskytte Office 2010-dokumenter før Dele

Med utgivelsen av Office 2010, det er mange nye funksjonen og forbedringer i Office dress og en av området er dokumentbeskyttelse. Før du deler et dokument, kan du være sikker på at dokumentet er å ha beskyttelse slik at konfidensiell informasjon ikke kan endres. Office 2010 gir tilgang til flere verktøy du kan bruke til å hindre uautoriserte endringer i dokumentet, og for å bidra til å sikre mottakere av dokumentet at det er faktisk fra deg.

Klikk på backstage-knappen (File Tab) og velg kategorien Info. Under Protect dokument, kan du se fire ulike alternativer for å beskytte dokumentet før du deler.

1. Merk som endelig Denne kommandoen gjør filen åpnes i skrivebeskyttet modus. Du kan ikke skrive i dokumentet eller redigere det på andre måter, og de fleste knappene på båndet er deaktivert. Men hvem som helst kan ta den endelige status ved borti Info-fanen og klikke Merk som endelig igjen eller ganske enkelt klikke Edit likevel i meldingslinjen.

2. Krypter med passord Når du velger denne kommandoen, ber Word du å gi et passord, som den så bruker som en nøkkel for å kryptere dokumentet. Hver gang du åpner Word-dokumentet, spør den om passord, og det er ingen mulighet til å gjenopprette tapte passord.

3. Begrens redigering Denne kommandoen viser Begrens formatering og redigering oppgave panelet, som du kan bruke til å begrense formateringsendringer og endringer.

4. Begrense tillatelse av People Denne kommandoen bruker Information Rights Management (IRM) for å holde oversikt over hvilke brukere som har lov til å vise eller redigere et dokument. Hvis nettverket ikke har en IRM-serveren, kan du bruke en gratis online IRM tjeneste fra Microsoft. Når du har konfigurert IRM tjenesten, kan du angi hvilke brukere har lest tillatelse til dokumentet og hvilke som har Change tillatelse; personer som ikke er i noen av listene er forhindret fra å åpne dokumentet. Ved å klikke Flere alternativer i dialogboksen Tillatelse boksen, kan du angi ytterligere restriksjoner.

5. Legg til en digital signatur En digital signatur er en kode innebygd i dokumentet filen som sørger for at dokumentet kom fra deg (eller noen som har tilgang til den private nøkkelen for den digitale ID), og at dokumentet ikke har blitt endret. I tillegg gir det en sabotasjesikker tidsstempel for dokumentet. Du kan velge denne kommandoen for å lære om muligheter for å få en digital ID hvis du ikke allerede har en.

Så neste gang du deler et dokument, gjør at det er en eller flere av de beskyttelsene metodene som brukes.