En venn av meg hadde en veldig fersk og ubehagelig opplevelse. Han ønsket å formatere en USB-pinne, plukket feil stasjonsbokstav og formatert hans kryptert USB-minnepinne i stedet. Alle data gått uten en sjanse til å gjenopprette dem så han ikke har en gjenopprettingsalternativ. Dette er sannsynligvis et ekstremt scenario, men det er mange tilfeller der dokumenter og filer kan bli utilgjengelig inkludert harddisk feil, datavirusangrep eller menneskelig feil.
Dokumentet management software DocShield er designet for å beskytte de viktigste dokumentene fra denne type feil. Det ser ut som en backup-programvare på første øyekast, men det er faktisk mer enn det. DocShield kan overvåke dokument filtyper som doc, xls eller txt i flere kataloger som er tilgjengelige på en bestemt datasystem. Det er svært fleksibel og gir mulighet for å legge til filtyper som skal overvåkes til grensesnittet. Hovedvinduet gir i tillegg muligheten til å legge til enkeltdokumenter eller grupper av dokumenter fra en mappe til dokumentet management program.
Disse katalogene er overvåket i intervaller og øyeblikksdokument skapes når dokumentet endring. Disse øyeblikksbilder kan lagres på flere steder og pakket for å spare lagringsplass. Et passord kan tildeles for å sikre dokumentarkiv.
Antall stillbilder og en maksimal filstørrelse per dokumentarkiv med alternativer for å be om tiltak hvis grensene er nådd kan defineres i innstillingene for Doc Shield også. Hendelsesvarsler enten komme i form av en meldingsboks eller e-post dersom en SMTP-serveren er konfigurert av brukeren. Et interessant alternativ er å automatisk kopiere disse dokument backup til en ftp server. Data kan flyttes manuelt til en USB-enhet som ikke bare vil kopiere dokumenter, men også en bærbar visningsprogram som kan brukes til å vise arkiv innhold og åpne dokumenter.
dokumenthåndteringssystem tilbyr en omfattende logg og oversikt over alle dokumenter som har blitt sikkerhetskopiert i det siste. Disse dokumentene kan åpnes eller trekkes ut til den lokale datasystem.
DocShield kan beskytte dokumenter. Muligheten til å automatisk flytte backup til en server og USB-viewer gjør det til et utmerket verktøy for mange anledninger. Dokumentet programvare er kompatibel med de fleste Microsoft-operativsystemer, inkludert Windows XP og Windows Vista. Det krever Microsoft .NET Framework 2.0 og er gratis for personlig bruk. Anmeldelser