Outlook 2011for Mac har en spesiell mappe i Mac OS X Finder kalt Office 2011 Identities .
Akkurat som det høres ut, inneholder denne spesielle mappen alt om Outlook-aktiviteter . Inne i Office 2011 Identities mappe, lagrer Outlook én mappe for hver enkelt identitet. Navnet på mappen er navnet på Identity.

Hver Identity mappe lagrer din e-post, kontoinformasjon, kalenderhendelser, oppgaver og notater i en database for hver identitet.

For Outlook 2011, er helt ny struktur av en identitet mappe. Outlook nå behandler hvert element innenfor en identitet som en diskret fil. Hver e-post, kalenderhendelse, eller oppgave lagres som en egen fil. Dette betyr Time Machine sikkerhetskopier for din identitet kan ta en brøkdel av et sekund i stedet for flere minutter eller mer som det noen ganger gjorde i Entourage. Spotlight søking er mye bedre som en gunstig bivirkning.

Som standard gjør Outlook en identitet for deg som heter Hoved Identity, etter som lagrer din første konto e-post informasjon. Det er en god idé å lære hvor din identitet mappen ligger, om ikke av annen grunn, slik at du vet ikke å slette eller flytte den. Bruk Mac OS X Finder-programmet (på Dock) for å navigere i filsystemet.
Husk at når du oppgraderer eller legge til en e-postkonto, kalender, oppgaver, eller notat, er informasjonen lagret i en identitet.

Disse scenariene illustrere ganger når du har mer enn én identitet er ønskelig:

Separasjon av arbeid og privatliv e-postkontoer:
Arbeidet ditt kan kreve at du har en IMAP-konto, en Gmail-konto, og en Exchange-konto, men du ønsker å holde dine personlige e-postkontoer, kontakter, oppgaver og notater fra å blande inn med din virksomhet. Bruk en identitet for arbeid og en annen for ditt private liv

Holde jobber selvstendig.
Kanskje du jobbe to eller flere jobber og ønsker ikke å blander post, kalendere, og snart. Å gjøre en identitet for hver jobb kan hjelpe deg å beholde jobbene dine fra å bli krysset

Organisasjon support.
Hvis du tar vare på e-post for en klubb eller organisasjon, gjøre en egen identitet for å holde det post segregert

Special event.
Hvis du klarer en spesiell hendelse, for eksempel en konferanse, webinar, eller kollokvium startet en ny identitet og e -post konto for hendelsen er den perfekte måten å administrere ting.