Bruk Numbers.app som en adresse database Mac Tips # 546, 25 juli 2012
Hvis du trenger å holde en liste over navn og adresser, kanskje for en gruppe du hjelpe med, da Numbers.app (US $ 20 i App Store) kan gjøre en rask og enkel jobb. Det er spesielt nyttig hvis du ikke ønsker å legge til navnene i adresseboken. Her er hvordan du setter opp databasen i Numbers.
For en av mine klienter støtter jeg medlemmer i en klubb hvis de trenger hjelp med registrering eller avbryter sitt medlemskap. Det er et par tusen navn med e-postadresser, tegnings tall og datoer, og notater for å spore. Min Numbers regneark er uvurderlig, spesielt siden jeg enkelt kan finne informasjon, sortere navnene og plukke ut akkurat den informasjonen jeg trenger.
Quick Start
Lag ny Numbers regneark.
Angi et passende antall tittelrader og kolonner.
Skriv inn kolonneoverskriften navnene på rad 1.
Legg til data i radene.
Bruk Omorganiser Panel å sortere data.
Hvis dette tipset var nyttig, så legg igjen en kommentar at du gav oss. Vil du ha mer detalj? Les hele Tips nedenfor.
Opprett en ny tomt regneark
Åpne Numbers og velger Ny fra Fil-menyen. Malvelgeren vises med Blank mal valgt.
Klikk på Velg-knappen eller trykk på returtasten for å opprette en ny tomt regneark.
Sett antall tittelrader og kolonner
Rad 1 og kolonne A har en grå bakgrunn, fordi de er tildelt som tittelrader. Mens overskrifter for kolonnene er hendig, trenger du ikke en overskrift for radene i denne type database. Fordi overskrifter kan gjøre spesielle ting det er en god idé å endre kolonne A til normale celler før du går videre.
Gå til Tabell-menyen og velg tittelkolonner. Sett antall tittelkolonner til 0.
Den grå bakgrunnen i kolonne A endringer i hvitt og kolonne A er behandlet som en normal kolonne.
Enter kolonne hodenavn i Rad 1
Min database trenger kolonner for fornavn, etternavn, e-postadresse og så videre. Skriv overskriftene du trenger inn Row 1. Biletet viser min database, med dummy navn og informasjon, med fet skrift kolonneoverskriftene.
Numbers adresse database.
Legg til data i radene
I denne databasen hver rad representerer én person. Fyll ut informasjonen du har, som starter i første kolonne på rad 2.
Jeg fant et veldig nyttig online verktøy for å lage alle dummy navn og adresser jeg trengte mens du skriver dette tipset. Hvis du ønsker å øve med dummy data gå til Identity Generator.
Legg inn data raskt
Den raskeste måten å legge inn data, er å lime det inn fra en annen kilde, men du kan skrive det inn også. Spesielt hvis du skriver data bruke disse tastene til å bevege seg raskt fra en celle til den neste:
Tab beveger seg fra cellen du er i til neste cellen til høyre.
Tab Shift beveger seg fra cellen du er i til neste celle til venstre.
beveger Retur fra cellen du er i til den neste cellen under.
Shift Retur beveger seg fra cellen du er i til neste cellen over.
sortere dataene
Du kan gjerne organisere databasen på en spesiell måte, kanskje alfabetisk etter fornavn, eller i datorekkefølge med eldste på toppen, eller å gruppere sammen postnummer eller postnummer. En slags er nyttig for dette.
Du kan sortere hele regnearket eller bare deler av den.
Merk at overskrifter behandles forskjellig fra vanlige data. Du kan trygt velge en header rad som en del av den typen – det vil holde seg på toppen og ikke sorteres inn i midten av databasen.
I skjermbildet kan du se de to første menneskene i min usortert database har fortnavnene Orli og Clio.
Hvis du vil sortere hele eller deler av databasen velg Table > Vis Omorganiser Panel. Eller klikk på knappen for Omorganiser i verktøylinjen, hvis det er der. Omorganiser Panel vises.
Numbers.app Omorganiser Panel.
Velg fra lokalmenyene i Omorganiser Panel hvilken kolonne du ønsker å sortere etter, og om du vil sortere stigende eller synkende. Også bestemme om du vil sortere hele tabellen eller bare rekker du allerede har valgt. Klikk deretter på Sorter nå-knappen.
Radene er kjapt sortert i henhold til kriteriene du angir. I min database etter sortering etter fornavn Stigende de to første radene inneholder nå informasjon for Abigail og Adam.
Stigende betyr A til Z eller 0 til 9, så navn som begynner med A ville være i de første radene, for eksempel. Synkende reverserer rekkefølgen slik navn som begynner med Z ville være i de første radene, eller nyeste dato ville være på bunnen.
Velg biter av data
Hvis du vil velge en hel rad klikk på rad nummer helt til venstre.
Hvis du vil velge en hel kolonne, klikk på kolonnenummeret på toppen.
Hvis du vil velge flere rader eller kolonner eller celler klikk på en start rad, kolonne eller celle, og deretter holde nede Shift (⇧) tasten mens du klikker på den siste raden, kolonnen eller celle å inkludere.
Etter å ha valgt en hel mengde data du kan velge bort spesifikke elementer hvis du holder nede Control (^) tasten og klikk på elementene for å utelukke.
Scoot rundt databasen
Hvis du raskt vil se ulike deler av databasen bruke følgende tastaturkommandoer:
hjemtasten ruller regneark å vise øverst til venstre .
avslutningstasten ruller regnearket for å vise nederst til høyre.
De Page Up nøkkel ruller regnearket for å vise forrige "side".
De Page Down nøkkel ruller regnearket for å vise neste "side".
På en bærbar Mac bruke fn-tasten med piltastene: fn ← for hjem og fn → for End. fn ↑ og fn ↓ side opp og henholdsvis ned.
Flere tips for å finne data
Future tips vil forklare hvordan å filtrere data, hvordan du automatisk fargekode det (for eksempel for å markere et abonnement utløpsdato i løpet av de neste dagene) og hvordan å finne bestemte elementer.
Se disse andre MacTips om Numbers.app
Hvordan lage en enkel år planlegger i Numbers.app
Hvordan fylle en rekke datoer i Numbers.app
Lag ny Numbers regneark.
Angi et passende antall tittelrader og kolonner.
Skriv inn kolonneoverskriften navnene på rad 1.
Legg til data i radene.
Bruk Omorganiser Panel å sortere data.
Hvis dette tipset var nyttig, så legg igjen en kommentar at du gav oss. Vil du ha mer detalj? Les hele Tips nedenfor.
Opprett en ny tomt regneark
Åpne Numbers og velger Ny fra Fil-menyen. Malvelgeren vises med Blank mal valgt.
Klikk på Velg-knappen eller trykk på returtasten for å opprette en ny tomt regneark.
Sett antall tittelrader og kolonner
Rad 1 og kolonne A har en grå bakgrunn, fordi de er tildelt som tittelrader. Mens overskrifter for kolonnene er hendig, trenger du ikke en overskrift for radene i denne type database. Fordi overskrifter kan gjøre spesielle ting det er en god idé å endre kolonne A til normale celler før du går videre.
Gå til Tabell-menyen og velg tittelkolonner. Sett antall tittelkolonner til 0.
Den grå bakgrunnen i kolonne A endringer i hvitt og kolonne A er behandlet som en normal kolonne.
Enter kolonne hodenavn i Rad 1
Min database trenger kolonner for fornavn, etternavn, e-postadresse og så videre. Skriv overskriftene du trenger inn Row 1. Biletet viser min database, med dummy navn og informasjon, med fet skrift kolonneoverskriftene.
Numbers adresse database.
Legg til data i radene
I denne databasen hver rad representerer én person. Fyll ut informasjonen du har, som starter i første kolonne på rad 2.
Jeg fant et veldig nyttig online verktøy for å lage alle dummy navn og adresser jeg trengte mens du skriver dette tipset. Hvis du ønsker å øve med dummy data gå til Identity Generator.
Legg inn data raskt
Den raskeste måten å legge inn data, er å lime det inn fra en annen kilde, men du kan skrive det inn også. Spesielt hvis du skriver data bruke disse tastene til å bevege seg raskt fra en celle til den neste:
Tab beveger seg fra cellen du er i til neste cellen til høyre.
Tab Shift beveger seg fra cellen du er i til neste celle til venstre.
beveger Retur fra cellen du er i til den neste cellen under.
Shift Retur beveger seg fra cellen du er i til neste cellen over.
sortere dataene
Du kan gjerne organisere databasen på en spesiell måte, kanskje alfabetisk etter fornavn, eller i datorekkefølge med eldste på toppen, eller å gruppere sammen postnummer eller postnummer. En slags er nyttig for dette.
Du kan sortere hele regnearket eller bare deler av den.
Merk at overskrifter behandles forskjellig fra vanlige data. Du kan trygt velge en header rad som en del av den typen – det vil holde seg på toppen og ikke sorteres inn i midten av databasen.
I skjermbildet kan du se de to første menneskene i min usortert database har fortnavnene Orli og Clio.
Hvis du vil sortere hele eller deler av databasen velg Table > Vis Omorganiser Panel. Eller klikk på knappen for Omorganiser i verktøylinjen, hvis det er der. Omorganiser Panel vises.
Numbers.app Omorganiser Panel.
Velg fra lokalmenyene i Omorganiser Panel hvilken kolonne du ønsker å sortere etter, og om du vil sortere stigende eller synkende. Også bestemme om du vil sortere hele tabellen eller bare rekker du allerede har valgt. Klikk deretter på Sorter nå-knappen.
Radene er kjapt sortert i henhold til kriteriene du angir. I min database etter sortering etter fornavn Stigende de to første radene inneholder nå informasjon for Abigail og Adam.
Stigende betyr A til Z eller 0 til 9, så navn som begynner med A ville være i de første radene, for eksempel. Synkende reverserer rekkefølgen slik navn som begynner med Z ville være i de første radene, eller nyeste dato ville være på bunnen.
Velg biter av data
Hvis du vil velge en hel rad klikk på rad nummer helt til venstre.
Hvis du vil velge en hel kolonne, klikk på kolonnenummeret på toppen.
Hvis du vil velge flere rader eller kolonner eller celler klikk på en start rad, kolonne eller celle, og deretter holde nede Shift (⇧) tasten mens du klikker på den siste raden, kolonnen eller celle å inkludere.
Etter å ha valgt en hel mengde data du kan velge bort spesifikke elementer hvis du holder nede Control (^) tasten og klikk på elementene for å utelukke.
Scoot rundt databasen
Hvis du raskt vil se ulike deler av databasen bruke følgende tastaturkommandoer:
hjemtasten ruller regneark å vise øverst til venstre .
avslutningstasten ruller regnearket for å vise nederst til høyre.
De Page Up nøkkel ruller regnearket for å vise forrige "side".
De Page Down nøkkel ruller regnearket for å vise neste "side".
På en bærbar Mac bruke fn-tasten med piltastene: fn ← for hjem og fn → for End. fn ↑ og fn ↓ side opp og henholdsvis ned.
Flere tips for å finne data
Future tips vil forklare hvordan å filtrere data, hvordan du automatisk fargekode det (for eksempel for å markere et abonnement utløpsdato i løpet av de neste dagene) og hvordan å finne bestemte elementer.
Se disse andre MacTips om Numbers.app
Hvordan lage en enkel år planlegger i Numbers.app
Hvordan fylle en rekke datoer i Numbers.app
Hvordan lage en enkel år planlegger i Numbers.app
Hvordan fylle en rekke datoer i Numbers.app