Crafting en sosial media policy for arbeidsplassen handler like mye om å beskytte de ansatte som det er om å begrense bedriftens eksponering for uønsket kritikk eller juridiske spørsmål
Vi har alle møtt disse ansvarsfraskrivelser i sosiale medier profiler som indikerer at en persons tweets eller annen sosial aktivitet er deres egne, og ikke godkjent av arbeidsgiver. Ofte er det et bestemt sett av sosialpolitiske retningslinjer som pålegger ansatte å gjøre disse begrensninger, men det er bare toppen av isfjellet.
De fleste bedrifter har nå en sosial mediepolitikk med sine ansatt håndbøker, legge ut nøyaktig hvordan ansatte forventes å oppføre seg, kommunisere og samhandle på plattformer som Facebook og Twitter.
Selskapene er fortsatt noe begrenset av hvor mye de kan be for sine ansatte, men på grunn av en rekke lover som National Labor Relations Act og retningslinjer fra offentlige organer som Federal Trade Commission. Som sådan, mange bedrifter sliter med å lage en politikk som beskytter deres interesser samtidig opprettholde rettighetene til sine arbeidere
[Relatert: Sosiale medier kostnader - og noen arbeidere betaler med sine jobber].
< p> Noen bedrifter har bestemt det best å holde det enkelt (for eksempel sier "være profesjonell og representere oss godt") som andre velger å håndheve de mest restriktive tiltak mulig. Men det er nok av middelvei for å skjære ut mellom disse ytterpunktene.
Her er fire tips for å vurdere når utforme eller revidere bedriftens sosiale mediepolitikken.
Bare informere de ansatte til å bruke sunn fornuft
Undervisning dine ansatte hvordan de skal bruke godt skjønn i sine sosiale medieaktiviteter kan være mye mer effektivt enn noen policy skrevet i juridisk. Arbeidsgivere bør, og er lovpålagt å tillate sine ansatte frihet til å snakke fritt om sosiale medier
[Relatert: 15 Big sosiale medier feil selskaper gjør og hvordan unngå dem].
Det betyr ikke at ansatte skal føle seg berettiget til å si noe, og alt de ønsker, men. Det bør være en klar og felles forståelse om rett tid og sted for noen aktivitet på sosiale medier.
Å gi de ansatte eksempler på hva som er og ikke er hensiktsmessig kunne gi dem muligheten til å være ansvarlig samtidig bidra positivt til bedriftens image.
styrke ansatte ved å sette klare grenser
sosiale medier kan være en styrke arena for de ansatte å kommunisere og samhandle med kunder, men det bærer også en viss risiko. Dersom ansatte slipper fortrolig informasjon, tukte konkurrenter eller legge selskapet eide innhold, kan det føre til uopprettelig skade. Så å finne en balanse som gir en viss grad av empowerment med klare grenser kan gjøre hele forskjellen.
Hvis ansatte får fleksibilitet til å representere merkevaren din på sosiale medier, med eksempler på hvordan de bør og ikke bør samhandle. Gjør det klart at det å ha tilgang til ulike områder på arbeidsplassen er et privilegium som ikke skal bli misbrukt
[Relatert egenskap: 6 Sosiale medier feil som vil drepe din karriere].
Den amerikanske Small Business Association oppfordrer bedrifter til å utvikle en klar politikk om hvilke instanser garanterer tilgang til sosiale medier i arbeidstiden og for arbeid formål. Bedrifter bør også finne ut om og hvordan de har tenkt å disiplinere ansatte som bryter disse reglene.
Craft egen politikk for arbeid og lek
Spredning av smarttelefoner og nettbrett som gjør det nesten umulig å holde dine ansatte får tilgang til sosiale medier mens på jobb. I stedet for å klemme ned på all aktivitet, kan din bedrift bestemme det er enklere og mer fornuftig å opprette egne retningslinjer for personlig bruk og representasjon som en merkevare
[Relatert lysbilde. 10 Social Media Sertifiseringer og klasser for å fremme karrieren din ]
for mange restriksjoner kan oppfattes som mangel på tillit til de ansatte. Så kill bør unngås med mindre det er en forutsetning for strengt regulerte bransjer som finansielle tjenester.
Selskapene er også oppfordret til å oppsøke råd fra advokater som kan forklare de nyeste lover angående sosiale medier. Lage en sosial mediepolitikk som er i samsvar med føderale, statlige og lokale lover krever spesiell oppmerksomhet
. [Relaterte nyheter: Social Media Policy Tilbyr Dos and don'ts for ansatte]
Vær Concise og entydige
Sosiale politikk trenger ikke å lese som et juridisk dokument som kjører flere sider, selv om jurister er involvert i prosessen. Politikk bør bare gi et rammeverk for hvordan bedriften og dens ansatte forventes å samhandle og være representert i sosiale medier.
Låne fra andre i dette tilfellet kan være lurt. Walmart, en global forhandler med mer enn 2,2 millioner ansatte, skisserer sine bekymringer og forventninger til sosiale medier aktivitet i litt mer enn 1000 ord. Selskapet tilbyr også egne retningslinjer for Twitter og Facebook, forklarer nyansene og spesifikke bedriftens bekymringer for hver plattform.
Best Buy legger sitt sosiale mediepolitikk ut for mer enn 180.000 ansatte på mindre enn 500 ord. Den forbrukerelektronikk forhandleren oppsummerer sin politikk opp slik: "Vær smart Ha respekt være menneske..."
"Follow Best Buy politikk og leve selskapets verdier og filosofier De er der for en grunn,". skriver selskapet. "Husk: beskytte merkevaren, beskytte deg selv.»