Betyr ikke dette høres bra? Access Tabell Analyzer lover å ta en rotete flat-fil tabellen (for eksempel en importert regneark) - med all sin repetitive data - og konvertere den til et effektivt sett med relasjonstabeller. Men, som det sies, løftene er løfter som er brutt. Med mindre flat fil følger noen strenge regler, vil tabellen Analyzer ikke helt får det til.
A flat-file
database er en der alle data er i én fil. Access er en relasjonsdatabase som gjør at data kan lagres i flere tabeller for mer effektivitet.
Noen ganger får du et perfekt sett med relasjonstabeller, og noen ganger Table Analyzer foreslår ikke et nytt bord når den skal eller antyder en ny tabell når det ikke burde. Gi det en sjanse og se hva som skjer. Best case, det fungerer rett og du har nettopp lagret deg en båtlast med tid. Worst case, betyr det ikke fungerer riktig, og du kastet bort et par minutter av din tid. Mesteparten av tiden, vil du få noe av verdi som kan trenge tilpasning. Minst du lagret en delvis båtlast med tid!
Analyzer fungerer best med en flat-fil tabell som inneholder rikelig med duplisert informasjon. Tenk deg for eksempel en flatskjerm-fil bord for en bokhandel. Hver post i tabellen inneholder kunde- og bok data. Hvis den samme kunden kjøper seks bøker, inneholder tabellen seks separate poster med kundens navn, adresse og annen informasjon duplisert i hver eneste en. Multipliserer det med 1000 kunder, og du har nettopp den type flatskjerm-fil rotet som Analyzer elsker å løse
Med den tanken i bakhodet, her er hvordan å påkalle Analyzer Wizard Tabell:.
Klikk på kategorien database~~POS=TRUNC.
Analyser gruppen av knapper vises på båndet.
Analyser Group på båndet.
Klikk på Analyser Tabell knappen fra Analyser gruppen.
Tabell Analyzer Wizard dialogboks.
Her kommer Table Analyzer.
Les de to første sidene hvis du ønsker (de er strengt pedagogisk); Klikk på Neste etter hvert.
annen tabell Analyzer Wizard vises.
Velg en tabell for å analysere.
Navnet på tabellen du har valgt i navigasjonsruten bør velges i Tabeller listen. Hvis det ikke er det, klikker du på navnet på tabellen du ønsker å konvertere.
I dialogboksen som vises, ber veiviseren om du vil bare la veiviseren gjøre sine ting (veiviseren vil bestemme hvordan flat-fil tabellen bør ordnes opp i flere tabeller), eller hvis du ønsker å bestemme hvilke felt som går til hvilke tabeller.
Klikk på Ja-alternativet (hvis det ikke allerede er valgt) for å gi veiviseren full effekt i å avgjøre skjebnen til bordet ditt, og klikk på Neste.
Hvis veiviseren anbefaler at du ikke splitte tabellen, klikker du på Avbryt-knappen og klappe deg selv på ryggen for en godt utført jobb. Denne meldingen betyr at veiviseren mener tabellen er fin akkurat som det er.
Hvis veiviseren ikke dele tabellen, vil det analysere tabellen, og viser deg sine funn.
Tabell Analyzer gjør sin beslutning.
Kontroller at informasjonen fra din flatskjerm-fil tabellen er gruppert riktig inn nye tabeller:
Hvis informasjonen er gruppert riktig, etter navnet tabellene ved å dobbeltklikke hver tabellen tittellinje og skrive inn et nytt navn i dialogboksen som vises
Hvis informasjonen ikke er gruppert riktig, etter bruke musen til å dra og slippe felt fra bord til bord. - og dobbeltklikk deretter hvert bord tittellinje for å endre navn på bordene.
Hvis du vil opprette en ny tabell, etter drar et felt til enhver åpen plass mellom eller rundt eksisterende tabeller. Veiviseren vil opprette en ny tabell vindu med feltet. Dobbeltklikk på det nye bordet tittellinje for å endre navn på bordet.
Veiviseren velger automatisk en nøkkelfelt for hver tabell som de mener trenger en nøkkelfelt. Skulle veiviseren velger et felt feilaktig som et viktig felt, kan du rette opp feilen.
utpeke et eksisterende felt som et nøkkelfelt
ved å velge feltet og klikke på Set Unique Identifier knappen (ser ut som en nøkkel).
Endre en nøkkel-felt betegnelse
ved å velge riktig nøkkel-feltet og deretter klikke på Set Unique Identifier knappen (ser ut som en nøkkel).
Legg til et nøkkelfelt
ved å klikke på Legg til Generert nøkkelknappen (inneholder en plusstegn og nøkkelen).
Klikk på Neste for det siste trinnet i prosessen.
veiviseren tilbyr å lage en spørring som ser ut og fungerer som den opprinnelige tabellen. Hvis du har rapporter og skjemaer som arbeider med flat fil, vil de jobbe med det nye søket
På dette punktet i prosessen, kan du ikke se det siste skjermbildet i veiviseren som beskrevet i trinn 12.; veiviseren kan fortelle deg at noen av dine data kan være feil, og at du bør rette det opp. For eksempel, hvis du har en Land-feltet i tabellen, og det er to oppføringer som USA og UAS, vil veiviseren be deg om - eller foreslå - en korreksjon for feilen. Du bør definitivt rette opp denne typen feil.
Dessverre er veiviseren ofte ikke så veldig god til å identifisere slike feil. (Det kan tyde på at du endrer Belgia til Brasil, for eksempel.) Ta en rask titt på dataene for faktiske feil og gå videre - fordi de foreslåtte "rettelser" er ofte feil
Velg Yes! å ha veiviseren opprette spørringen eller Nei for å hoppe over søket skapelsen.
Velge Ja skaper en spørring som går mot de nye tabellene. Spørringen ser ut og fungerer som den opprinnelige tabellen. Den opprinnelige tabellen er omdøpt med en _OLD slapped på slutten, og eventuelle rapporter og skjemaer bruker spørringen (i stedet for den opprinnelige tabellen) automatisk. Velge Ingen genererer nye bord, men forlater den opprinnelige bordet med sitt opprinnelige navn.
Veiviseren fullfører prosessen med å splitte flatskjerm-fil tabellen inn i et sett av relasjonstabeller
Table Analyzer er usannsynlig å dele en flat-fil database riktig
inn i en riktig utformet relasjonsdatabase -. særlig hvis flat fil er komplisert. Du er mye bedre å bringe databasen til en kvalifisert menneskelig og la henne skikkelig redesigne det som en relasjonsdatabase - eller finne ut hvordan du gjør det selv