Noen ganger trenger du å se en gruppe med poster som deler en felles verdi i ett felt i Access. Kanskje de alle liste en bestemt by, en viss jobbtittel, eller de er alle produkter som har samme kostnad. Alltid villig til å hjelpe, inkluderer tilgang et spesialverktøy for denne svært formål. Filter kommandoen
Filter bruker dine kriterier og viser alle samsvarende poster, og skaper en mini-tabell over bare de postene som oppfyller dine krav. Det er som en umiddelbar spørring uten alt arbeidet og planlegging. . Selvfølgelig, det er ikke så fleksibelt eller kraftig som en spørring, men det er alt du trenger når du leter etter en ganske enkelt svar
Filter verktøyet vises i Sort & amp; Filter delen av båndet Hjem-fanen, og du har følgende valg for et enkelt filter:
Filter
Utvalg
Avansert Filtrer etter skjema < .no>
Avansert filtrering /sortering
Toggle Filter
Hver type filter utfører samme grunnleggende funksjon, men i en litt annen vei. Avansert filter /sortering alternativet, finnes ved å klikke på knappen Avansert, åpnes et vindu som faktisk har du bygge en spørring - velge tabeller og felt for å filtrere, sette opp kriterier for filteret å bruke mens den er å finne spesifikke poster, den slags ting.
Filtre jobbe i tabeller, skjemaer og spørringer. Selv om du kan bruke et filter på en rapport, kan filtrering rapportene være en krevende oppgave. Selvfølgelig kan det du leser her brukes på denne prosessen, bør du ønsker å prøve det på egen hånd. Og det du lærer å bruke på et bord kan også brukes når du arbeider med spørsmål og former.
Filtrering av feltets innhold
Hoved Filter-kommandoen gjør det mulig å filtrere postene slik at du kan vise bare poster som oppfyller bestemte kriterier. Tenk deg for eksempel at du vil se alle postene for folk som bor i en bestemt by. Her er hvordan du gjør det.
Ikke høyreklikk overskriften på toppen av kolonnen (der det står City). Høyreklikke det viser en annen pop-up meny fylt med fantastiske ting du kan gjøre for å at kolonne i tabellen.
Filtrering et enkelt felt basert på at feltets oppføringer.
Hvis du ønsker å utelate noen oppføringer fra filteret, fjerne sine haker i pop-up menyen.
Du kan enten
Fjern hakene fra enkeltoppføringer. Anmeldelser eller
Fjern Select All haken for å fjerne avkryssing alle elementene.
kryssene alt slik at du enkelt kan sjekke bare de oppføringene som har samsvarende poster du ønsker å se. Med alle oppføringene sjekket, ser du alle postene.
Klikk på OK.
Alle postene som oppfyller kriteriene (i kraft av de elementene du sjekket) vises. Dette kan være flere poster, en hel masse poster, eller bare én.
For å gå tilbake og se alle de originale (ufiltrert) poster, kan du enten
Klikk på Toggle Filter-knappen i Sort & amp; Filter delen av båndet for å fjerne den siste filteret.
Eller
Klikk på feltet navns liten trekant igjen og velger Tøm Filtrer Fra Feltnavn.
Hvis du husker ikke hvilke felt du filtrert, kan du fortelle dem ved liten trakt-symbolet som vises ved siden av navnet feltet i dataarkvisning.
Hele tabellen, full av poster, returnerer for å vise
Filtrer etter valget
Utvalg kommandoen er den enkleste av Sort & amp.; Filter kommandoer for å bruke. Det forutsetter at du har funnet en rekord som matcher dine kriterier. Bruke Selection filter er mye som å gripe noen i en folkemengde og ropte: ". Ok, alle som er som denne fyren her, stille opp over there"
Tenk deg for eksempel at du vil finne alle de frivillige som bor i Landisville. Du kan bruke Selection filter på denne måten:.
I dette tilfellet er det City feltet
Bla. gjennom listen til du finner feltet oppføring som vil fungere som et passende eksempel for filteret.
Klikk for å velge verdien du søker etter, høyreklikker du på cellen som inneholder valg, og velg lik Uansett
. (I dette tilfellet ville det være lik Landisville.) Du kan også velge cellen og deretter klikker du på Valg-knappen på kategorien Home (i Sort & amp; Filter-delen). For å få tilgang til den samme listen over valg Kjøre umiddelbart viser en tabell som inneholder bare de postene som matcher ditt valg. Kjøre viser bare de postene som matcher Filtrer etter merking kriterium.
Klikk på Toggle Filter-knappen på verktøylinjen når du er ferdig å bruke filter.
bordet eller skjema tilbake til sin vanlige displayet.
I denne fasen av spillet, kan det være lurt å lagre en liste over alt som passer din filter. Dessverre Filter enkelhet og brukervennlighet nå kommet tilbake for å hjemsøke deg. Å permanent spille inn filtrert søk, må du opprette en spørring.
Du kan også bruke Filter-menyen som viser sorteringsmuligheter og listen over sjekket feltverdier. Når du viser pop-up menyen, unclick Velg Alle og deretter sjekke verdien du ønsker å se etter. Deretter velger du Tekst Filtre av den samme menyen. Det samme valgliste (lik, ikke lik, begynner med, og så videre) fremstår som en flue-out menyen, og du kan gjøre ditt valg der.
Filtrer etter skjema
Du kan stramme et søk ved hjelp av flere filtre for å luke ut uønskede kampene, men som tar massevis av ekstra innsats. For en enklere måte å isolere en gruppe med poster i henhold til verdiene i mer enn ett felt, prøv Filtrer etter skjema.
Filtrer etter form bruker mer enn ett kriterium for å sile gjennom poster. På noen måter er det som en enkelt spørring. Det er så lik en spørring som du selv kan lagre Filtrer etter form kriteriene som
en fullverdig spørring!
Tenk deg for eksempel at du trenger en liste over alle de ansatte ved et selskap som jobber i en bestemt avdeling, og har en bestemt tittel. Du kan utføre to utvalgs filtre (på avdelingen og stillingstittel felt, ved hjelp av den ansatte database som et eksempel) og skriv ned resultatene av hver for å komme på listen, eller du kan gjøre bare en
søke med Filter etter form og se alle postene som oppfyller dine kriterier (basert på sine bidrag i flere tabeller) i ett enkelt trinn
For å bruke Filtrer etter skjema, gjør du følgende:.
På båndet s Hjem klikker du på Avansert-knappen i Sort & amp; Filter seksjon., En meny vises.
Tabellen er erstattet av en enkelt rad av celler, en under hvert felt header i tabellen.
Klikk på den tomme cellen under feltnavn for den første kolonnen som du vil filtrere.
Bruk rullefeltene for å bringe kolonne på skjermen hvis det er av til høyre, og kan ikke være sett.
pil ned hopper til kolonnen du klikker.
Normalt viser Tilgang en nedoverpilen ved siden av det første feltet i tabellen.
Hvis du tidligere brukt et filter kommando med bordet, setter Åpne nedoverpilen i det siste feltet du filtrert.
Filtrer etter Form tilbyr et rutenett og rullegardinlister for å sette kriterier for hvert felt.
Klikk på pil ned for å se en liste med verdier at feltet inneholder.
nedtrekkslisten viser alle unike verdier i et felt.
I listen over verdier, klikk verdien du vil bruke i dette filteret.
For eksempel, hvis du velger Landisville fra rullegardinlisten i byen feltet, "Landisville" flytter inn City kolonnen. Tilgang legger sitatene automatisk -!. Én mindre detalj som du må huske
Hvis du vil legge til et annet filter alternativ for den valgte feltet, klikk på fanen Eller i nedre venstre hjørne av bordet
En ny Filtrer etter skjema vises, slik at du kan legge til en alternativ søkebetingelse. Tilgang tilbyr også en eller TAB til nedre venstre hjørne av skjermen.
Filtrer etter form kommando liker å svare på enkle spørsmål, for eksempel "Vis meg alle de frivillige som bor i Lancaster." Det gir også svar på mer komplekse spørsmål som "Vis meg alle postene inneholder Th i AvailableDays feltet og som har Landisville in the City-feltet", og den utfører begge oppgaver lett.
Spør en mer komplisert spørsmål (for eksempel "Vis meg alle de frivillige i Lancaster som liker fundraising ") krever en spørring.
Klikk kategorien Eller for å ytterligere definere kriteriene.
For hver ekstra felt du ønsker å filtrere, klikker du kategorien Eller og gjenta trinn 3 til 6.
I dette eksemplet er det andre feltet som skal filtreres VolunteerInfo, og Pengeinnsamling Anmeldelser ble skrevet inn i feltet eske.
Når du er ferdig med å legge inn alle kriteriene for filteret, klikker du på Toggle Filter-knappen. Kjøre finner alle de frivillige som liker partier basert på filtrering to av tabellens felt.
En siste tanke om Filtrer etter skjema:
Selv om du kan få fancy ved å legge Eller søk til din hjertens lyst, holde styr på skapningen blir tøft på kort tid i det hele tatt. Før du går for langt , etter minne deg på at søkene fungerer bedre enn filtre når spørsmålene blir komplisert.
Når du er ferdig med å fikle med filter, klikker Toggle Filter-knappen. På dette punktet, tabell tilbake til normal (eller minst like vanlig som datatabellar gang får).
Unfiltering i en form
Hva gjør du når du skriver kriterier ved en feil? Eller når du bestemmer deg for at du egentlig ikke ønsker å inkludere Lancaster i filteret rett etter at du klikker Lancaster? Ikke noe problem - Clear Grid kommandoen kommer til unnsetning
Når du klikker på Clear Grid kommando (finnes i Sort & amp; Filterdel avanserte menyen)!, Klarner Tilgang til alle oppføringene i Filter etter form rutenett og gir deg en fin, rent sted å starte på nytt.
Filtrer etter eksklusive utvalg
Selection filter kan også brukes til å ekskludere enkelte poster. Dette fungerer bra for tider når du ønsker å kort skjule en haug med poster som alle deler en unik egenskap (en bestemt tilstand, by eller postnummer)
Her er hvordan du gjør det Selection filter ekskludere poster for deg.:
Bla gjennom bordet til du finner den verdien du ønsker å ekskludere.
Høyreklikk på feltet inneholder verdien og deretter velge ikke lik ______ (hvor blank representerer verdien du har høyreklikket) fra menyen som vises.
De poster som samsvarer med verdien du har valgt å komme ut av veien slik at du kan konsentrere deg om de postene som virkelig interesserer deg.
Med ett klikk Tilgang skjuler alle frivillige som har status feltverdi er Prospective.
Du kan også klikke på Valg-knappen (i Sort & amp; Filter delen av kategorien Hjem) og velger ikke lik fra menyen der. Du vil også merke Inneholder og Inneholder ikke kommandoer. Dette er praktisk for culling poster som har noe til felles, for eksempel et bestemt ord eller nummer i dem. Du kan også kombinere filtre, unntatt ikke bare (for eksempel) frivillige som er prospektiv, men den potensielle frivillige som bor i en bestemt by eller stat. Anmeldelser