Svært få Access databaser er organisert i fin og praktisk alfabetiske lister. Du trenger ikke skrive inn dine poster alfabetisk; du skriver dem i den rekkefølgen de kommer til deg. Så hva gjør du når du trenger en liste over produkter i produktnummerrekkefølgen eller en liste over adresser i postnummer for akkurat nå?
Sortering av en enkelt felt
Løsningen ligger i sorterings kommandoer, som er utrolig enkel å bruke. Sorterings kommandoer er på båndet Hjem-fanen, i Sort & amp; Filter delen. De to knappene (stigende og synkende) gjør jobben ganske godt:
Sorter stigende slags postene fra topp til bunn:
Records som begynner med A
er på begynner, og poster som begynner med Z er på slutten.
Hvis feltet inneholder numeriske data (enten de er sanne tall eller korte tekstfelt lagring postnummer eller valutafeltene lagring priser), en stigende form setter dem i rekkefølge fra laveste nummeret til høyeste
sortert slags postene fra bunn til topp.
Records som begynner med Z
er på toppen, og poster som begynner med A
er på bunnen av listen.
Hvis feltet inneholder numeriske data, setter en Synkende sortere poster i rekkefølge fra høyeste antallet til laveste
Hvis du etter sortering i stigende eller synkende rekkefølge du ønsker å sette ting tilbake slik de var -. i den rekkefølgen bare før du klikker en av disse knappene - klikk Fjern Sorter knappen rett under stigende og synkende knappene i Sort & amp; Filter gruppe
Sortering på mer enn ett felt
Hva om du vil sortere etter flere felt -. Som etter postnummer, og deretter innen den slags, ønsker deg alle mennesker med samme postnummer for å vises i etternavn orden? Eller kanskje du ønsker å sortere alle dine kunder ved en status-feltet og deretter innen hver gruppe av kunder som skaper, for å sortere etter nåværende balanse? Du trenger å bruke følgende fremgangsmåte for å hekke en sort inne i et annet
Du kan sortere etter flere kolonner i en tid som denne.
hele kolonnen er uthevet.
Hold nede Skift-tasten og klikk på overskriften for den siste kolonne for å sortere.
Alle kolonner fra den første til den siste er uthevet .
Velg enten Sorter stigende eller Sorter synkende.
slag er alltid utføres fra venstre mot høyre.
med andre ord, du kan ikke sortere etter innholdet i den fjerde kolonnen og innen den av innholdet i den tredje kolonnen.
Sortering har sin egen særegenhet når du arbeider med tall i et tekstfelt. Når du sorterer et felt som har tall blandet med mellomrom og bokstaver (for eksempel gateadresser), Access rangerer tallene som om de var bokstaver,
ikke tall. Denne atferden betyr at tilgangen setter (si) "1065 W. Orange Street" før "129 Mulberry Street." (Takk til den særegne måten at datamaskinen sorterer informasjonen, 0 i andre posisjon av 1065 kommer før to i den andre stilling 129.)