I del en av denne bloggen vi etablert at "skyen" er et program som lagrer data og utfører sine kjernefunksjoner på eksterne servere som sender denne informasjonen til den enheten du er bruker for å få tilgang til det. Sky applikasjoner kommer i en rekke former og størrelser fra web-baserte applikasjoner til selve web-basert fil lagringssystemer. Sjansene er du allerede bruker visse web-baserte applikasjoner, da disse inkluderer e-post, spill du spiller på at du ikke trenger å laste ned, eller hvilket som helst program hvor du har logget inn på nettet uten å måtte installere programvaren på din lokale maskin. Derfor har vi tenkt å fokusere de resterende to blogger på alternativene for nettlagring og samarbeid. I denne bloggen vil vi ta en titt på noen av de gratis lagring alternativer hvor du kan (og ikke kan) bruke nettlagring apps, fordeler og begrensninger av noen av de beste programmene, og sikkerhetsbekymringer med gratis apps.
< p> Hva er Online fillagring?

Med mengde enheter tilgjengelig, kan det være vanskelig å få alle dine data på ett sted, for ikke å nevne den frustrasjonen som kommer med samarbeidsprosjekter og den resulterende umpteen millioner versjoner av filer produsert. I det siste har fagfolk av alle slag håndtert dette på to måter, først gjennom File Transfer Protocol eller FTP. Med FTP, ville du kondensere (best kjent som zipping) en fil og laste den opp til en virtuell boks på nettverket ditt, ville du eller en samarbeidspartner (som var inni nettverket og få tilgang til FTP-protokoller) laste ned filen, pakk den Gjør det de trengte til det, re-zip den og deretter laste opp til ftp server igjen. Her er trikset skjønt, hvis du ikke slette den gamle versjonen eller tilstrekkelig merke den nye versjonen, har du nå to nesten utvisket versjoner og du og dine kolleger er siktet for å finne ut hvilken som er den nyeste. Den neste bølgen var mye enklere; vi snakker om deling av filer via e-postvedlegg. Prosessen var litt enklere, klikker du på add vedlegget knappen, laste opp filen, og trykk send. På den andre enden personen ville åpne vedlegget, re-lagre filen, redigere, legge ved og sende. Problemene var: a. prosessen var fortsatt litt tungvint, f. du har fortsatt problemet med flere versjoner av filer som du må skille, c. brukere raskt gå tom for plass i sine e-bokser.

Med slike barrierer for samarbeid, i en verden som blir stadig beveger seg mot sosiale og samarbeids alt, denne form for problemer bare å jobbe sammen på et prosjekt wasn 't bare upraktisk det var antitetisk til ånden av en bevegelse. Enter "skyen". Programmerere følte at det måtte være en måte å få tilgang til data på flere enheter, og etter flere folk uten så mye oppstyr. Så tok de et signal fra e-post og programvare som en tjeneste tilbydere og utviklede programmer som ville la deg lagre filene dine på en ekstern server, og opprettet en web-basert grensesnitt der du kan få tilgang til det fra hvilken som helst datamaskin. At konseptet etter hvert utviklet seg som mobil ble dominerende, og nå kan du få tilgang til filene dine på forespørsel fra en hvilken som helst Internett-tilkoblet enhet du bærer. Mange av disse tjenestene tilbys på et begrenset grunnlag for gratis, for mer avanserte funksjoner og tilkoblingsmuligheter du må kjøpe en betalt versjon

Dette er bare en kort oppsummering av historien til cloud computing.; for en mer detaljert se sjekk ut denne artikkelen ved Computer Weekly.

Hvordan kan jeg bruke denne?

Det er et mylder av måter du kan bruke sky lagring, fra å lage en enkel å dele familiens fotoalbum (som ikke er åpent for hele verden å se og kommentere) for å lagre og samarbeide på den enorme prosjekt som vil gi deg din neste kampanjen, mens du rir inn i arbeidet på toget. De fleste bedrifter vil finne at gratis versjoner av sky lagring programmene er ikke tilstrekkelig for deres behov. Dette skyldes den begrensede lagrings gitt i frie versjoner, så vel som den nedre sikkerhetsterskel for frie lagrings anvendelser. Men hvis du bare dyppe tåa i skyen farvann, gratis versjoner er en god måte å teste fordelene før du dykke på, og sørget for en investering.

Så, hva er der ute?

Det er mange fillagring alternativer tilgjengelige for deg på skyen. For forretningsformål er det best å se på betalte løsninger som har ekstra produktivitetsverktøy, samarbeidsmuligheter, økt sikkerhet, og vil tillate deg å gjøre endringer til tjeneste som vil tillate deg å integrere dine egne verktøy. Vi vil diskutere disse betalte alternativer i mer detalj i del tre. Det finnes også gratis alternativer som du kan bruke selv eller som en måte å teste de potensielle fordelene ved skyen til virksomheten. Før du prøver ut noen sky applikasjoner, ville det være klokt å rådføre seg med en gratis IT fagperson som er bevandret i informasjonssikkerhet og lagringsalternativer. En profesjonell vil hjelpe deg å forstå de tekniske kravene og potensielle sikkerhetsrisikoer. Hvis du har sensitiv informasjon, være varsom med å lagre det på en gratis nettbasert løsning som at data ikke kan være så sikre som det ville være i en betalt løsning som ville har passordbeskyttelse og høyere nivåer av kryptering.

Free Tjenester du kan bruke

Det er mange tjenester som tilbyr gratis nettbasert lagring. De tre øverste er Google Drive, Dropbox, og Box. Hver av disse tjenestene har sine egne fordeler og begrensninger

Google Drive. Dette er en ny sky lagringsløsning nylig utgitt av Google. Det er først og fremst en utvidelse av Google Docs, og tilbyr 5 GB gratis lagringsplass, og er tilgjengelig på mobil for Android-brukere (iOS app er på trappene men akkurat nå er ikke tilgjengelig). Den mest fordelaktige nye funksjonen er en mappe på skrivebordet, som synkroniserer med den elektroniske tjenesten og andre enheter du har Google Drive installert i. En annen flott funksjon er en søkefunksjon som bruker OCR til å skanne bildene dine, slik at du ikke må huske hva du kalte en fil, så lenge du kan huske hva bildet /PDF sa. Sammen med denne ganske praktisk ny funksjon, er det noen Google Dokumenter funksjoner som gjør Google Drive en ganske brukervennlig løsning og gi den et lite forsprang på Dropbox og Box. Dokumenter som er lagret i et Google Docs-format kan redigeres sanntid av alle som du gir redaktør tillatelser. Disse dokumentene kan enkelt deles med andre brukere av Google Drive og Google docs og kan bli sendt til samarbeidspartnere, som ikke gjør det. Den betalte versjonen får du mer lagringsplass, la Google app integrasjon, og gir ekstra sikkerhet alternativer.

Det er begrensninger for Google Drive. For eksempel, mens regneark er enkelt å redigere, er ordet fil editor ganske quirky og kan gjøre skriving og redigering ekstremt vanskelig. I tillegg, hvis filer synkroniseres i tradisjonelle vinduer format (dvs. .xlsx eller .docx), må du eksportere til et google doc å redigere den. Dette legger et ekstra trinn i prosessen, og kan gjøre det vanskelig å redigere filene dine på mobile enheter. I tillegg betyr det ikke at det automatisk hvilken versjon en redigert fil er noe som kan skape forvirring hvis du har til å eksportere filen flere ganger. Videre, som en ny søknad, vil det være feil å trene og massevis av oppgraderinger i kommende dagene. En annen vurdering når du bruker Google Drive er måten at Google samler inn og deler data på tvers av Google-kontoer. Googles nye personvernregler tilsier at den deler data på tvers av alle Google-tjenestene, for å gi deg en mer jevn og integrert opplevelse. Men hvis du lagrer sensitive data eller arbeide i en bransje med strenge personvernlovgivning, dette kan være et alvorlig problem

Dropbox. Dropbox er kanskje den mest populære sky lagring devce på markedet; Det tilbyr 2 GB lagringsplass med alternativer for å tjene mer gratis lagringsplass på opptil 18 GB. Dropbox har også en synkronisering mappe som kan legges til skrivebordet og alle enhetene dine. Du kan enkelt dele filer ved å sende dine samarbeidspartnere en link til filene dine. Du trenger ikke å laste ned en fil å jobbe med det, men prosessen for å synkronisere det igjen er ganske lett, og det etterlater en original kopi av filen, slik at du kan spore endringer. Mobil Grensesnittet er enkelt å bruke også, og det er lett å oppdatere og redigere filer ved hjelp av Office-programmene på telefonen, og i motsetning til Google Drive apps er tilgjengelig på både Android og iOS. Betalte versjoner tilbyr mer lagringsplass, og vil også tillate deg å integrere Google apps. Det finnes også flere samarbeids og sikkerhetsfunksjoner.

Begrensningene i Dropbox er få, men signifikant. For det første er at det er mindre lagringsplass enn andre tjenester. Du er i stand til å tjene ekstra gratis lagringsplass gjennom henvisninger, men det tar tid og forutsetter at du har venner som enten ikke har skyen allerede eller som er interessert i å bytte til Dropbox. En annen begrensning er sanntid redigere funksjoner. Siden du må laste ned filene du ikke kan ha to personer som jobber på filen samtidig, ville du må jobbe med det re-sync den og la den neste personen arbeid på den. Virkelig, det mangler helt i riket av effektivt samarbeid, fordi det ikke er en måte for deg å selv forlate notater. Det er en løsning for dette, kan du la dine notater i e-posten når du sender dem linken til filen, eller du kan aktivere kommentarer på hva dokumentet du jobber med

Box. Box er veldig lik til Dropbox, men det mobile grensesnittet er ikke så glatt og lett å bruke. Den kommer med mer gratis lagringsplass enn Dropbox med 5 GB. Hva gjør Dropbox skiller seg ut er at selv sin gratis versjonen har et samarbeid funksjonen. Inne i applikasjonen kan du la notater for dine medarbeidere. Den gjør det også i app redigering via Zoho redaktør og e-signering for dokumentene dine.

De begrensninger på den frie versjonen er noe mer enn Google Docs og Dropbox. For eksempel er det ikke en desktop synkronisering i gratis versjon, som betyr at du må enten dra og slippe filer inn i nettleseren vindu eller du må laste opp filene. I tillegg filnedlastinger tendens til å være litt tregere. Og Box har mange av de samme begrensninger som de to andre. Men hvis du er ute etter å oppgradere for din bedrift, har Box de beste produktivitets- og samarbeidsfunksjonene i de tre i sin betalt versjon, så hvis du ønsker å bruke prøve gratisversjonen mens du får en følelse for grensesnittet du skal bruke, boksen kan bare være et bedre alternativ for deg.

Uansett hvilket alternativ du velger, gir sky lagring tilgjengelighet til dokumenter og gir enkel samarbeid som er i hjertet av den moderne bedrift. Ta en prøvetur med en av disse programmene, eller prøve ut noen av de andre du har hørt om, men husk å ta kontakt med en IT-tekniker om fordeler og potensielle problemer ved å være på skyen.