Har du noen gang mottatt en e-post som ga inntrykk avsenderen hadde ikke tenkt på eller sjekket hva de hadde skrevet?

E-post har revolusjonert næringslivet. Det er raskt, billig og enkelt å bruke. . . men det er lett å skli inn i dårlige vaner.

E-poster er like viktig som noen annen form for forretningskorrespondanse så de samme standardene skal gjelde for å skrive.

Her er 10 punkter du bør vurdere når du skriver din neste e-post.

1. Er en epost hensiktsmessig?

Tenk om vårt budskap og sin hensikt. Vurdere et alternativ til e-post når:

Din melding er personlig eller konfidensiell

Du trenger en umiddelbar respons

Hvis du er bekymret for at meldingen din ikke kan være klart forstått

2. Skriv en informativ emnefeltet

Når du sender en e-post du vil være sikker på at det er åpnet, lese, og handlet på. Emnelinjen i hver e-postmelding må si nøyaktig hva e-posten handler om.

3. Struktur meldingen

Når du skriver en e-post tenke på:?

Formål Anmeldelser - Hvorfor sender du det Anmeldelser
Ønsket
utfallet Anmeldelser - Hva vil du at leseren skal gjøre

Din
leseren Anmeldelser - Hvordan vil? de føler seg eller reagere som svar på e-posten din?

4. Vær konsis

En dataskjerm viser bare omtrent halvparten av det du ser på den harde kopi av en e-post. De fleste mennesker liker ikke å rulle ned en skjerm så bruk korte avsnitt og la blanke linjer mellom dem.

5. Kjenn ditt publikum

Hver gang du skriver noe du bør ha en bestemt leser eller publikum i tankene. Å vite at publikum kan bidra til å bestemme riktig språk, innhold og tone.

6. Gjør din melding lesbar

Som i enhver form for skriftlig kommunikasjon, respekt felles grammatikk og stave konvensjoner:

Bruk standard bokstaver og staving

mellomrom ut informasjon slik at budskapet er lett å lese

Tilpasse meldingen ved å bruke en conversational tone

7. Ta med en hilsen og en sign-off

Når du skriver en e-post du skriver til en person så vær høflig og erkjenne dem. Løse dem ved navn og inkluderer sign-off. Dette fremmer en profesjonell og høflig image og gjør også din epost mer behagelig å motta.

Inkludert en signatur med kontaktinformasjon lar leseren til å kontakte deg hvis må være, og krever ikke at du å inkludere disse detaljene i kroppen av e-posten.

8. Tenk før du klikker send

E-post er så rask at det er ofte fristende å svare uten å tenke gjennom konsekvensene.

Hvis du finner deg selv å skrive med sterke følelser om en sak, utkast svaret ditt, og ikke sende den umiddelbart. Ha en pause og deretter sjekke det senere for å se om det fortsatt hva du vil si.

9. Sjekk vedlegg

Hvis du har henvist til et vedlegg i e-posten sjekk at du faktisk har lagt dokumentet. . . og riktig på det!

10. Kontroller det du har skrevet

Det er viktig å sjekke meldingen før du sender den og korrigere eventuelle feil.

Kontroller at meldingen dekker akkurat det du ønsket å formidle, og at viktig informasjon er inneholdt i de første setningene.

Ved å følge disse punktene, e-post vil mer sannsynlig bli åpnet, lest, og handlet på.

Har du noen tips for å legge til disse?